3 formas de poner orden digitalmente en tu trabajo

Ahórrate hasta dos horas a la semana con estos pequeños cambios.

Si sientes que todo el tiempo estás esperando algo para que las cosas pasen, puede que tengas razón. La tecnología creada para hacernos más eficiente puede retrasarnos. Un estudio de 2013 encontró que los participantes pasaban un promedio de 16 minutos al día esperando a que su computadora se encienda, y un reporte de McKinsey encontró que los empleados pasan casi dos horas de cada día laboral buscando información. Súmalo: son cuatro días enteros de vida, invertidos buscando archivos.

La gente está pasando casi la mitad de su vida frente a una pantalla, así que puede que al principio no te des cuenta, pero cada día hay espacios de tiempo que pudieran invertirse en obtener resultados. Como publicista responsable de varios proyectos en medios, mantener mi “desorden digital” al mínimo puede hacer una gran diferencia entre una semana productiva y un relajo desordenado. Hago las cosas que tengo que hacer, y como extra, mi cordura se mantiene intacta.

Aquí te dejamos tres formas de “poner orden digital” a tus cosas: 

1. Libera espacio en tu disco duro

La vida de una laptop es más omnipresente que nunca: un cinco por ciento de la fuerza laboral en Estados Unidos reporta estar trabajando de forma totalmente remota, mientras que otros estudios encuentran que 60 por ciento de los empleados trabajan de forma remota por lo menos una vez al mes. Muchas personas usan su portátil para cosas personales y de trabajo, sobre todo los consultores y los emprendedores.

Conforme tu disco duro se va llenando de software y archivos, su desempeño se va haciendo. Más lento, y cuando esto pasa constantemente, la expectativa de vida del aparato disminuye. Considera subir la mayoría de tus archivos a la nube, o usar un disco externo.}

2. Consigue un administrador de contraseñas

Iré directo al grano: los hackers se han vuelto cada vez mejores para obtener tu información personal. Algunas de las tácticas más comunes son:

• Keyloggers, en los que el código que ingresa en tu computadora registra silenciosamente todo lo que tecleas, y lo envía a los hackers, permitiéndoles hacerse con tus contraseñas.
• Accesos falsos a Wifi, en los que los hackers crean una red de Wifi falsa en un lugar público y la usan par espiar tus aparatos.
• Phishing, una práctica que lleva años y que sigue cobrando víctimas a través de correos, textos o mensajes falsos, permitiendo que el malware entre a tu aparato.

Nada arruina más tu productividad que el hecho de que hackeen tu computadora, o peor, que alguien robe tu identidad. Si tu seguridad se ve comprometida, tanto tu negocio como tu vida personal se pueden ver afectados. Asume que alguien puede estar observando lo que haces en tu laptop en todo momento, y considera adoptar un administrador de contraseñas que encripte las que usas y te ayude a tener una diferente para cada sitio.

Puede que te de miedo olvidar tus contraseñas, pero cuando das ese paso de confianza en un administrador, nunca miras atrás, y podrás liberar espacio mental para dedicarlo a tu negocio.

3. Organiza tus archivos y establece un proceso

Los servicios en la nube son el futuro y el presente. Han crecido para convertirse en un mercado de 266 mil millones de dólares, y se espera que esto crezca a 350 mil millones de dólares en los próximos tres años. Si aún no guardas tus archivos en la nube, es momento de empezar. Considera nombrarlos de cierta forma para que sea más fácil localizarlos en el futuro. Puede que parezca tedioso, pero si le pones unas cuantas keywords a tus archivos podrás buscarlos más tarde y ahorrar tiempo.

La página de la biblioteca de la Universidad de Stanford tiene algunos buenos tips. Cuando dudes, empieza todos los archivos con la fecha AAAAMMDD, esto te permite organizarlos cronológicamente. También sirve revisar los archivos de vez en cuando, para eliminar los duplicados que sólo te roban espacio. Otra forma rápida es abriendo tu carpeta de descargas y ordenando tu contenido de mayor a menor y luego empezar a migrar los archivos más grandes a la nube. 

Continuarás trabajando y recuperando archivos día tras día. Al desarrollar un sistema y mantenerte protegido, recuperarás más tiempo cada semana que se puede utilizar para ir tras lo que realmente quieres.